Het uitgangspunt voor kwaliteitsverbetering bij de zorgvoorzieningen van ELFT is dat projecten worden opgezet en uitgevoerd door mensen die het dichtst bij het probleem zitten. Zij kunnen daarbij wel ondersteuning krijgen van het centrale kwaliteitsteam van ELFT. De verschillende zorgvoorzieningen hebben op deze manier ook allerlei kwaliteitsprojecten uitgevoerd, maar een terugkerend probleem was dat er geen structuur was om projecten aan elkaar te verbinden of kennis te delen. Bovendien legden al die projectteams voor ondersteuning flink beslag op de capaciteit van het centrale kwaliteitsteam.
Gezamenlijk probleem
Het kwaliteitsteam van ELFT nodigde alle teams die lokaal aan kwaliteitsverbetering werkten, uit, om een werkwijze te vinden waarmee teams meer van elkaar konden leren en niet telkens zelf opnieuw het wiel hoefden uit te vinden. In die bijeenkomst werden ook de meest prangende problemen geïnventariseerd. De wachttijd tussen verwijzing en eerste afspraak en het niet nakomen van de eerste afspraak kwamen als meest prominente en gezamenlijk ervaren problemen boven tafel; twee problemen die ook met elkaar samenhangen, omdat de opkomst afneemt naarmate de wachttijd op een afspraak langer is.
Coöperatieve leermethode
De verschillende teams uit de kinder- volwassenen- en ouderenpsychiatrie vormden een samenwerkingsverband en ontwikkelden met hulp van het centrale kwaliteitsteam een gezamenlijke leermethode. Daarbij werkte ieder team binnen de eigen locatie aan het probleem, maar deelden zij de resultaten en ervaringen in gezamenlijke bijeenkomsten en via een online leeromgeving. Daarbij konden ze elkaar adviseren, ideeën aanscherpen en kregen ze coaching van het centrale kwaliteitsteam. De kwaliteitsprojecten waren bovendien op twee manieren opgezet. Een aantal projecten hanteerde het verminderen van de wachttijd als uitkomstmaat en de opkomst en het aantal verwijzingen als procesmaat. Bij andere projecten was juist de verbetering van de opkomst uitkomstmaat en de wachttijd en het aantal verwijzingen procesmaat.
Succesvol
Na twee jaar was de wachttijd tussen verwijzing en eerste afspraak gemiddeld voor alle teams afgenomen van 61 dagen naar 47 dagen. Het percentage cliënten dat niet op de eerste afspraak kwam opdagen, nam af van 32 procent naar 21 procent. Het aantal verwijzingen nam toe van 1021 per maand naar 1280. Het meest succesvolle idee voor het verbeteren van de opkomst was het sturen van tekstberichten om aan de afspraak te herinneren. De meest succesvolle ideeën om de wachttijd te verminderen waren onder meer een telefonische triage, het aanbieden van zelfhulpmateriaal en een frequenter overleg om de verwijzingen naar de meest passende voorziening toe te wijzen.
Vanwege het succes van deze methode, werkt het centrale kwaliteitsteam op dezelfde wijze aan een efficiëntere toegang tot en patiëntenstroom binnen de ELFT-voorzieningen.
Het artikel is gepubliceerd in BMJ Open Quality
