Het traject begint bij klachten en een verwijzing van de huisarts voor een eerste afspraak in een kliniek. Dat geldt ook voor de digitale patiëntreis. Het eerste stuk is bedoeld om de patiënt zo soepel mogelijk en goed voorbereid naar de juiste plek te begeleiden. Dan is de zorg als het ware op een presenteerblaadje aan te reiken. Zonder veel handmatige acties, zodat het ook voor zorginstellingen geen tijdrovend proces is.
Ervaringen en ambities
Dat is het idee achter de Digitale Patiëntreis, die ZorgDomein, Chipsoft en Bergman Clinics hebben ontwikkeld. In juli is het systeem bij Bergman Clinics in gebruik genomen.
Op 23 september deelden Bas Vermeulen, head of patients & choice bij ZorgDomein, Vincent van den Berg, pilotcoördinator bij Chipsoft, en Christiaan Boer, commercieel directeur van Bergman Clinics, hun ervaringen en ambities met de Digitale Patiëntreis.
Verwijzingsproces
Als eerste toont Bas Vermeulen het verwijzingsproces en de werking van de Digitale Patiëntreis. Het is een helder, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk systeem, vooral bedoeld voor de telefoon.
Na inloggen kan een patiënt persoonlijke berichten zien, folders, de verwijsbrief raadplegen en een overzicht van aangevraagd onderzoek. Hij kan op elk gewenst moment een afspraak maken, kiezend uit de beschikbare locaties en specialisten van Bergman Clinics, en krijgt direct een afspraakbevestiging.
“Inmiddels kan zo’n 55 procent van de verwijzingen op deze digitale manier. In totaal hebben we ongeveer 4.000 verwijzingen per week, dus meer dan 2.000 zijn er digitaal te plannen. Dat scheelt dus tienduizenden telefoontjes per jaar”, legt Christiaan Boer uit.
Automatisch systeem van triage
Ongeveer 30 procent van de patiënten die digitaal kan plannen, boekt nu zelf online een afspraak. “In tegenstelling tot telefonisch, kun je zo’n digitale afspraak elk moment van de dag maken. Dus je kunt gemakkelijk samen met je familie of mantelzorgers een tijdstip en locatie selecteren”, zegt Vincent van den Berg. Er zit een automatisch systeem van triage in, want dat is niet ingewikkeld om te protocolleren, legt Boer uit. “Alleen de complexere afspraken handelen we telefonisch af. Daarvoor komt met dit systeem juist meer ruimte vrij
Betere patiëntbeleving
Zo zorgt de Digitale Patiëntreis voor een betere patiëntbeleving in de aanloop naar een behandeling. En een betere voorbereiding, dus betere benutting van tijd en geld voor de zorginstelling. De kosten voor implementatie zijn gering en wegen niet op tegen het bemensen van een telefonische afspraakservice.
“Digitalisering vraagt wel commitment van een zorginstelling”, zegt Boer. “Je moet bijvoorbeeld tijdslots openstellen zodat patiënten kunnen inboeken.” En je moet de toegang goed regelen, vult Vermeulen aan. Een mobiel nummer of e-mailadres mag vanwege privacy niet zomaar via een verwijsbrief worden gegeven, dat is logisch. “Maar in een digitale workflow als deze patiëntreis hebben we het geven van toestemming juist gemakkelijk kunnen inbouwen.”
Modulair
De Digitale Patiëntreis van Bergman Clinics, ZorgDomein en Chipsoft is modulair opgebouwd en sluit dus aan op ‘Mijn Bergman Clinics’ voor de verdere patient journey door de kliniek en daarna, zo leggen Boer en Vermeulen uit.
Maar aansluiting op andere bestaande workflow-systemen, al dan niet van Chipsoft, is ook mogelijk. Alle type zorginstellingen en klinieken kunnen het gebruiken. Na Bergman Clinics neemt nu ook het Meander Medisch Centrum het in gebruik.
Bergman Clinics, ZorgDomein en Chipsoft willen nu werken aan een nog betere aansluiting van de Digitale Patiëntreis op het werk in de kliniek, bijvoorbeeld door de voorbereiding op een behandeling te digitaliseren. Daarnaast wil ZorgDomein er voor zorgen dat zoveel mogelijk verwijzers digitaal gaan informeren.
Ouderen omarmen digitalisering
Bergman Clinics biedt onder meer veel oogzorg. Die operaties worden juist aangeboden aan een oudere doelgroep. Zitten deze patiënten wel te wachten op digitalisering van het verwijs- en afspraakproces?
“Het is opvallend dat bijna de helft, 46 procent, van de gebruikers van de Digitale Patiëntreis tussen de 60 en 79 jaar oud is”, aldus Vermeulen. “Grappig genoeg kwam onze eerste boeking van een 75-plusser”, vertelt Boer. “En onze oudste gebruiker is nu 89 jaar.”
