ICT

Van registratielast naar registratielust

De afdeling Oogheelkunde van het Radboudumc implementeert de nieuwe kwaliteitsregistratie voor staaroperaties. Die bestaat volledig uit gegevens die toch al in het epd vastgelegd worden als onderdeel van het zorgproces. Overtypen hoeft niet meer, de kwaliteitsdata worden rechtstreeks uit het epd opgehaald.

Door Louwke Meinardi, communicatie-adviseur Registratie aan de Bron

Hoe mooi zou het zijn als een kwaliteitsregistratie geen extra moeite kost en je ook nog eens betere data verzamelt en realtime beschikbaar hebt? Als je alle benodigde gegevens zó uit het epd kunt halen, zonder overtypen en bijbehorend risico op fouten?

Dit ideale scenario werd kortgeleden op kleine schaal werkelijkheid in het Radboudumc. De gegevens van de eerste tientallen aan staar geopereerde patiënten gingen rechtstreeks vanuit het epd naar DHD, de organisatie die deze data landelijk verzamelt en analyseert. Dit digitale ‘ophalen’ van de kwaliteitsgegevens van deze eerste groep patiënten uit het epd was een belangrijke mijlpaal voor de projectgroep die hier al een poos naartoe werkt.

Verbeterslag

Het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG) vond het tijd voor een verbeterslag van alle oogheelkundige kwaliteitsregistraties. Er werd begonnen met de kwaliteitsregistratie Cataract. De afdeling Oogheelkunde van Radboudumc, met Epic als epd, wilde dit wel als pilotafdeling in de praktijk brengen. Daarnaast wordt een pilot uitgevoerd in het Alrijne Ziekenhuis, waar ChipSoft standaard content wordt gebruikt.

Het Citrienfondsprogramma Registratie aan de bron bracht menskracht en kennis en ervaring in. En krijgt er een mooi praktijkvoorbeeld van de grote winst van eenduidig en eenmalig registreren voor terug. Natuurlijk zitten er ook ICT-mensen uit het Radboud in de projectgroep, en een vertegenwoordiger van DHD als ontvangende partij. DHD staat voor Dutch Hospital Data, een door de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU) en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) opgerichte stichting die zich richt op het verzamelen, beheren en analyseren van zorgdata.

Eenvoudig zorgtraject

De behandeling van cataract ofwel staar is een relatief eenvoudig zorgtraject: verwijzing, preoperatief consult, operatie, postoperatief consult. De behandeling bestaat in principe altijd uit een operatie. Staaroperaties worden in Nederland in tientallen ziekenhuizen en zelfstandige behandelcentra uitgevoerd, in totaal gaat het om circa 175.000 operaties per jaar. Een betere en efficiëntere kwaliteitsregistratie kan dus veel opleveren.

Terug naar de opdracht. Makkelijk is het vernieuwen van een kwaliteitsregistratie in de praktijk natuurlijk niet, verre van. Het vraagt verandering van systemen, van processen en van gedrag op verschillende niveaus. Uitgangspunt is dat het zorgproces centraal staat. Dát moet bepalen welke kwaliteitsindicatoren van belang zijn. Welke stappen zitten er in het zorgproces? Welke gegevens worden daarbij sowieso vastgelegd en welke daarvan kun je hergebruiken voor de kwaliteitsregistratie?

Overzichtelijke set

Bij het cataract-zorgtraject werd vooraf goed gekeken naar de set. Enkele items vielen af, eentje kwam er bij zodat een overzichtelijke set van 24 items overbleef. Die werden zo veel mogelijk in de vorm van zibs, zorginformatiebouwstenen, gegoten: landelijk afgesproken standaarden voor specifieke zorgconcepten. Die leggen een basis om dezelfde taal te spreken. Want als je het eens bent over wát er gemeten moet worden, is daarmee nog niet geregeld hóe je dat dan vastlegt. Dan gaat het om exacte definities en afspraken. Noteer je de gezichtsscherpte in decimalen, zet je dan een punt of een komma tussen de cijfers? Als de gezichtsscherpte op meerdere momenten gemeten is, welke kies je dan voor de kwaliteitsregistratie?

ICT speelt grote rol

Duidelijk is dat dit project dan wel begint en eindigt met de kwaliteit van het zorgproces, maar dat het een grote ICT-component heeft. Allereerst moesten de 24 items allemaal in het epd – in dit geval Epic – worden ingebouwd ,voor zover dat nog niet het geval was. Ze moeten zowel functioneel als technisch aansluiten bij de standaarden, met name de zibs. Vervolgens moet de set daar makkelijk uit gehaald én verstuurd kunnen worden. Niet alleen in Radboudumc, maar als algemeen bruikbare aanpak.

Allemaal makkelijker gezegd dan gedaan. De projectgroep loste tijdens het werk vele kleine en grotere problemen op en moest zich soms zelfs met frisse tegenzin neerleggen bij technische onmogelijkheden. Het versturen van de data gebeurt gestandaardiseerd met FHIR – spreek uit als ‘fire’ –, kort voor Fast Healthcare Interoperability Resources. DHD werkte als ‘ontvangende partij’ volop mee om dit voor elkaar te krijgen.

Nu de rest van Nederland?

De gegevens van de eerste groepen patiënten van het Radboudumc zijn nu – uiteraard anoniem – langs de koninklijke weg verzonden naar DHD. De volgende stap is het retour sturen van de feedback langs diezelfde weg. Ook bij die stap zijn nog de nodige hobbels genomen.

De projectgroep maakt een landelijk bruikbare handleiding op basis van haar ervaringen. Andere oogheelkundige afdelingen en klinieken in Nederland kunnen daarmee in hun eigen huis de kwaliteitsregistratie op dezelfde manier verbeteren. Een belangrijk punt daarbij is dat niet alle ziekenhuizen en klinieken hetzelfde epd-systeem gebruiken. Wat nu in Epic werkt, kan niet zomaar overgeplant worden naar concurrent ChipSoft. Voor dat andere veelgebruikte epd begint nu ook een pilot, ook weer met ondersteuning vanuit Registratie aan de bron.

Landelijke implementatie is dus niet van vandaag op morgen geregeld. Hoe groot de potentiële winst voor een ziekenhuis of kliniek ook is, de omschakeling vergt behoorlijk wat tijd van zowel betrokken zorgverleners als ICT’ers en anderen. Het NOG zet in op stapsgewijze vooruitgang zodat alle oogartsen met het nieuwe systeem kunnen gaan werken en heeft DHD gevraagd om de ziekenhuizen die nog niet zo ver zijn, net als eerder, een online formulier aan te bieden. Dat moet dan nog wel steeds met de hand moet worden ingeklopt. Of de mogelijkheid tot aanleveren als csv-bestand (csv staat voor comma separated values).

Belangrijke eerste stap

Het geslaagde voorbeeld van Radboudumc is een belangrijke eerste stap. Het bewijst dat digitale uitwisseling rechtstreeks vanuit het epd mogelijk is. De kennis en ervaring die zowel de betrokken zorgverleners als de ICT-mensen van Radboud en DHD én de adviseurs van Registratie aan de bron daarbij hebben opgedaan, zullen zeker helpen om het bij volgende projecten makkelijker te maken.

Reacties