Lees ook het blog: Bestuurders laten te veel kwaliteit van zorg op de plank liggen
Vanuit de zorgpraktijk is het niet altijd eenvoudig om een informatiestandaard werkend te krijgen en daarmee de gegevensuitwisseling te realiseren. Er is namelijk altijd een afhankelijkheid van de organisatie waarmee moet worden uitgewisseld, en werkwijzen, begrippenkaders, cultuur en wijze van aansturing kunnen tussen deze instellingen sterk verschillen.
Hoe kom je uit de startblokken?
- Het volgen van de informatiestandaard in al zijn aspecten is essentieel om landelijk (en niet alleen regionaal) uit te kunnen wisselen (zie de tips uit het instrument Amigo!)
- Het projectplan moet in lijn zijn met een bredere visie van de samenwerkende organisaties en niet alleen gericht op de implementatie zelf
- Het is belangrijk om eigenaarschap en afstemming tussen organisaties die gegevens gaan uitwisselen van tevoren te regelen
- Pak de gegevensuitwisseling als een project aan. Maak vanaf de start duidelijk wat de implementatie de zorg gaat opleveren om zo voldoende draagvlak te creëren
- Laat het zorgproces leidend zijn bij de inrichting van het project
- Bepaal hoe het nieuwe zorgproces eruit komt te zien en relateer alle huidige en nieuwe informatiecomponenten op dit nieuwe zorgproces. Doorleef van tevoren wat de impact is van de informatievoorziening op het project.
- Richt een projectteam in. Houd het project(team) overzichtelijk, houd de lijntjes kort en zorg voor persoonlijk contact tussen alle partijen (dus: leer elkaar kennen)
- Trek vanaf het begin samen op en houd dit gedurende het hele implementatietraject vast (samen uit, samen thuis)
Hoe pak je door?
- Als het project eenmaal is gestart, helpt het om een standaard implementatieproces (bijvoorbeeld Lean Six Sigma) te volgen, belangrijk om het uitvoeringsproces voorspelbaar te maken met logische stappen gevolgd door een eindevaluatie
- Voldoende kennis is nodig van de eigen IT-infrastructuur in relatie tot de aangeboden producten en mogelijke diensten van de leveranciers waarmee wordt samengewerkt; ‘wat heb ik zelf nodig en wat kan mijn leverancier bieden’
- Goede relatie met de leverancier is van groot belang om snelheid te kunnen maken. Maak ook goede afspraken met de leverancier om verrassingen gedurende de implementatie te voorkomen die onnodig de vaart uit het project halen
- Helder communiceren over randvoorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan technische vereisten, personele capaciteit (inclusief specifieke kwaliteiten) en benodigde financiële middelen
- Zorg dat verschillende zorginstellingen hun opgedane kennis makkelijk kunnen delen, ervaringen binnen de ene instelling kunnen interessant en nuttig zijn voor de andere deelnemende instelling
- Ken elkaars processen (personele uitwisseling) zodat wederzijds begrip ontstaat waarom de ene zorginstelling soms sneller kan implementeren dan de andere zorginstelling (en irritatie uitblijft omdat de ene instelling moet wachten op de andere instelling)
- Tijdige scholing en training voor alle eindgebruikers is noodzakelijk, processen wijzigen immers en de wijze van samenwerking verandert
- Tijdens de implementatie van de gegevensuitwisseling ontstaan vaak nieuw (medisch inhoudelijke) inzichten doordat deelnemende organisaties meer grip krijgen op hun informatievoorziening. Blijf gedurende het project oog houden voor dit soort kansen zonder het project daarmee te vertragen. Het is belangrijk om deze bijvangst van de implementatie buiten het project te plaatsen (maar zeker wel vast te houden) en focus te houden op de oorspronkelijke doelstelling.
Door Jeroen Geelhoed
Jeroen Geelhoed werkt bij BeBright en richt zich op kwaliteitssturing en gegevensuitwisseling in de zorg. Hij heeft inmiddels ruim 25 jaar ervaring op het snijvlak van strategie en informatiemanagement. Op dit thema is Jeroen Geelhoed tevens gepromoveerd. Jeroen is van 2006 tot 2016 hoofd risicodetectie geweest bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en is vervolgens aan de slag gegaan als adviseur.
