Tim Twigt is adviseur waardegedreven zorg bij het Erasmus mc. Hij deelt zijn ervaringen op de Linnean-bijeenkomst over visualisatie van gezondheidsdata van 5 maart, net voor de coronacrisis in alle hevigheid losbarst.

De zorgmonitor, ofwel het  N = 1 dashboard zoals wij dat binnen ons team noemen, is in eerste instantie géén patiëntdashboard. Het is gemaakt voor de zorgprofessional, de arts, de arts-assistent en de verpleegkundig specialist. Die moet in één oogopslag kunnen zien wat de patiënt gerapporteerde uitkomsten (PROMs) zijn, voordat de patiënt daadwerkelijk in consult geroepen wordt.

Terugkoppeling

Professionals dienen de terugkoppeling van deze uitkomsten te geven tijdens het spreekuur. Die kunnen ze met het  dashboard visueel laten ondersteunen. De n = 1 geeft aan dat het gaat om deze ene patiënt. Die kunnen we natuurlijk wel met andere patiënten vergelijken. Hoe beter de inzicht in patiënt gerapporteerde uitkomsten, hoe beter de terugkoppeling kan plaatsvinden, wat weer leidt tot beter samen beslissen en uiteindelijk tot een betere kwaliteit van leven. Het dashboard blijft dus een middel en is zeker geen doel.

VBHC wordt de komende tijd in het Erasmus MC ziekenhuisbreed uitgerold.  Dat brengt andere uitdagingen met zich mee. Met name: hoe bouw je een dashboard dat iedere zorgprofessional kan oproepen en generieke elementen bevat, maar toch ook die ziekte specifieke elementen bevat om de beste zorg te leveren.

Enthousiaste teams

Op dit moment werken we nog met enthousiaste teams met wie we de diepte in gaan, ook wat het dashboard betreft. Maar hoe gaan we het doen als zich steeds meer teams aanmelden voor een VBHC traject en daarmee een inzet vragen voor het maken en beheren van een dashboard?

Uit de trajecten tot nu toe zijn al diverse waardevolle lessen te trekken.

1. Zorg dat er mandaat is voor toegang tot de juiste data, met externe partijen en eigen epd

Dit is heel  belangrijk. Ik zie dat bij de één het verkrijgen van klinische data erg moeizaam gaat en bij de ander juist weer de PROMs. Ga tijdig om de tafel met alle partijen. Want een dashboard zonder PROMs is lastig te rijmen met VBHC.

2. Implementeer tegelijk met het dashboard een IT-tool die vragenlijsten uitzet en de uitkomsten ontvangt

Dit klinkt logisch en dat is het eigenlijk ook wel. Maar vaak worden andere ICT tools gebruikt voor het uitzetten van vragenlijsten dan voor het visualiseren van de uitkomsten. Lever liefst tegelijk met de tool voor de vragenlijsten ook het dashboard. Als hier te veel tijd tussen zit, koppelt een zorgprofessional mogelijk de uitkomsten niet terug. Of verzint die een eigen methode wat veel werk en energie kost.

3. Gebruik de hoover functie

Als het goed is, wordt een dashboard dusdanig opgebouwd dat uitkomsten die buiten de normwaarden vallen direct in het oog springen. Vaak moet een zorgprofessional klikken als hij wil  weten wat de achtergrond is van de uitkomst is. En dan nog een keer om te weten om welke vraag het precies gaat. En als je dat per uitkomst van een bepaald domein moet  doen, ben je veel aan het klikken binnen een dashboard. En veel klikken, daar hangt een algemeen taboe aan bij de zorgprofessionals. Daarom werkt een hoover-functie beter. Wie de muis laat rusten op een uitkomst en ziet meteen de belangrijkste achtergrondinformatie van die uitkomst.

4.  Geef goede educatie om het dashboard op de juiste manier in te zetten. Het lezen moet niet langer duren dan een halve minuut.

Keep it simple! Hier pas ik graag de metafoor van een dashboard van een auto toe: die is simpel. Het belangrijkste wordt weergegeven. Er gaan lampjes branden als er iets aan de hand is. En mocht er echt iets mis zijn waarvoor direct actie nodig is, dan verschijnt er een alarmbel. In één oogopslag moet helder zijn: waar gaat het eventueel mis met de patiënt en kan ik het beste over spreken tijdens het spreekuur.

Lijkt het dashboard te veel  op een cockpit, dan is er meer educatie nodig om het te begrijpen en toe te passen. Dat komt letterlijk niet van de grond en is zeker niet de bedoeling voor het terugkoppelen in de spreekkamer.’

Het dashboard simpel houden kan op de volgende manieren:

• Gebruik de tabelvorm, dat is het gemakkelijkst te lezen ‘dashboard’.
• Pas de gebruikelijke kleurtechnieken van een stoplicht toe.
• Gebruik een ‘alarmbel’ als uitkomsten onmiddellijk aandacht vragen.
• Zorg dat de gebruiker kan instellen welke domeinen bovenaan staan, zodat hij de domeinen kan kiezen die binnen zijn expertise vallen.
• Een knopje met selectie van ‘alleen negatief’ is handig: dan worden alleen de negatieve uitkomsten getoond. Zeer efficiënt voor de voorbereiding van een consult, maar let op: de patiënt hoort natuurlijk ook graag waar het wel goed gaat.
• Voor wie tijd en capaciteit heeft: demonstreer meerdere malen hoe het dashboard werkt en gelezen kan worden. Evalueer niet alleen het dashboard, maar ook het gebruik.

5. Langer dan vier seconden om een dashboard te openen is vaak al ‘te lang’

Bij de start van een VBHC-traject werk je vaak samen met zorgprofessionals die een intrinsieke motivatie hebben om conform de principes van VBHC te werken. Maar mocht je VBHC ziekenhuis breed willen uitrollen, dan loop je natuurlijk ook tegen wat weerstand aan. En dan is elke IT-hobbel er eentje te veel. Zo ook wanneer het openen van een dashboard te lang duurt. Je moet het immers openen voor iedere patiënt.

6. Betrek de verpleegkundig specialist er bij

Middels taakherschikking neemt een verpleegkundig specialist nu wat meer werk over van een arts. Vooral in het begeleiden van een patiënt door het gehele zorgpad. Vaak zijn het dan ook de verpleegkundig specialisten die de uitkomsten terugkoppelen aan de patiënt. Die moeten er dus goed mee uit de voeten kunnen.

7.      Zorg voor voldoende capaciteit

Misschien wel een dooddoener, maar capaciteit is wel een uitdaging. Zeker als je meerdere diagnose specifieke ziekteteams ondersteunt. Met hen ga je echt de diepte in van het kunnen van een dashboard. Wanneer je zo meerdere teams hebt, vraagt dit veel ontwikkel- en beheertijd.

Dashboards zijn mede mogelijk gemaakt door: Afdeling KNO, Hoofd Hals Oncologie, Tim Grevelink, Egge van der Poel en Marinella Offerman.