Een dashboard is een goede manier om kwaliteitsinformatie over te brengen aan zorgprofessionals en management in ziekenhuizen. In ziekenhuizen is veel digitale data die handig is voor medische dossiervorming. De gestructureerde data is makkelijk samen te vatten in grafieken die je kunt tonen in een dashboard. Met ongestructureerde informatie is dat een stuk lastiger, omdat het gaat over vrije teksten, waarbij iedereen een eigen manier van noteren hanteert.
Lars van der A, klinisch informaticus in de ZGT, ontwierp in het kader van zijn PDeng opleiding aan de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) een dashboard met ongestructureerde data voor de afdeling Urologie in het ziekenhuis waar hij werkt.
Van der A: “De bestaande dashboards binnen de ZGT zijn veelal gebaseerd op gestructureerde data en bedoeld voor het ziekenhuis als geheel. Ongestructureerde data bevat vaak informatie die past bij de behoefte van een specifieke afdeling of een bepaalde aandoening. Het gaat meestal om vrije teksten zoals aantekeningen van medisch specialisten en verpleegkundigen en brieven voor bijvoorbeeld de huisarts. Ik heb onderzocht of het mogelijk is die vrije teksten geschikt te maken voor een actiegericht dashboard voor de zorgprofessionals.”
Prostaatkanker
Van der A ontwierp een dashboard voor de behandeling bij prostaatkanker. “Een uroloog in het ziekenhuis heeft mij geholpen bij het krijgen van interne steun om dit ontwerpproject te gaan doen. Het maken van een dashboard met ongestructureerde data was nieuw voor het ziekenhuis, ik had draagvlak nodig.”
Het idee achter dit dashboard was om inzicht te krijgen in de behandeling van een patiënt voor een specifieke aandoening op een bepaalde afdeling in het ziekenhuis. Een specialist behandelt een aantal patiënten. Je wilt een beeld krijgen van de geleverde kwaliteit van zorg voor deze patiëntpopulatie. Hoe vaak zijn er complicaties? Wat is de wachttijd voor een bepaalde behandeling? Hoe vaak komt het terug? Hoe lang duurt voordat je een diagnose kan stellen? Zijn patiënten tevreden? Wat is de doorlooptijd?
Dit is allemaal klinische patiënt gerelateerde informatie die de afdeling niet heeft, maar die wel handig is om samen te brengen. Met dergelijke kwalitatieve informatie kan de zorgprofessional de zorg direct verbeteren.
Dataselectie
Voordat Van der A startte met het maken van het dashboard, hield hij interviews met zorgprofessionals om erachter te komen welke data ze graag op het dashboard zouden willen zien. Vervolgens ging hij aan het werk om die informatie uit de dossiers te halen. “Als je werkt met ongestructureerde data heb je te maken met vrije tekstvormen zoals brieven en notities. Er is veel ruimte voor een persoonlijke inbreng bij de dossiervorming. Eerst heb ik in kaart gebracht welke terminologie veel wordt gebruikt. Welke synoniemen zijn er? Welke afkortingen? Zijn er veel voorkomende typefouten? Zijn er dezelfde termen met een verschillende betekenis? Of juist verschillende termen met dezelfde betekenis?”
Zoekopdrachten
“Met een dataverzamelingstool zijn alle vrije teksten met patiëntgegevens doorzocht door middel van zoekopdrachten naar bepaalde woorden en bepaalde plekken in een tekst. Op basis van steekproeven heb ik vervolgens de resultaten gevalideerd. Hoewel het nooit lukt om honderd procent betrouwbare gegevens te krijgen, bleek tijdens mijn onderzoek de betrouwbaarheid groot. De variatie in ongestructureerde data was de grootste uitdaging.”
Grafieken en kleuren
“Nadat ik alle informatie had gevonden, ben ik op zoek gegaan naar de beste manier om de gegevens te presenteren. Met de afdeling kwaliteit heb ik gekeken welke data er al was. Met een grafisch vormgever samen heb ik een grafisch ontwerp gemaakt. Hoe presenteer je de data? Wat toon je wel en wat niet? Welke grafieken wil je zien? Hoe moeten die grafieken eruitzien? Voor wie maak je het?”
“Ik heb veel geëxperimenteerd met de weergave en overlegd met de gebruikers. Die hebben uiteindelijk een beslissende stem in wat ze goed en bruikbaar vinden, want zij moeten er uiteindelijk mee werken.”
“Vervolgens zijn we in drie iteraties, een cyclisch proces, het dashboard gaan bouwen. In de eerste iteratie werd alle data verzameld en weergegeven. Er was elke keer een duidelijke deadline voor de feedback door de toekomstige gebruikers. Die verwerkte ik en vervolgens kwam de volgende iteratie. Na drie keer was het klaar. Vervolgens heb ik het overgedragen aan de gebruikers, de urologen. Ze praten nu over hoe ze de uitkomsten gaan gebruiken om hun werk te verbeteren.”
Stap voor stap
Het dashboard is specifiek gemaakt voor de behandeling van patiënten met prostaatkanker voor de afdeling urologie van de ZGT. Tijdens het maken van dit dashboard heeft Van der A een stappenplan ontwikkeld voor het maken van een dashboard met ongestructureerde data.
“Met dit stappenplan kan in principe iedereen voor elke aandoening op elke afdeling in elk ziekenhuis een dergelijk dashboard ontwikkelen. In mijn ogen is het nog wel te verbeteren. Er is pas één dashboard gemaakt. Als je meer maakt, leer je weer dingen bij om het model te verbeteren en kun je het stappenplan verder ontwikkelen.”
Naar het Stappenplan voor het ongestrucureerde dashboard
Zes tips van Lars van der A:
- Denk niet dat je alleen kwaliteitsinformatie kunt verzamelen uit gestructureerde data. Ook ongestructureerde data is met textmining goed te gebruiken voor dashboards.
- Maak het dashboard voor één specifieke medische aandoening of afdeling.
- Kies een afdeling met een transparante cultuur.
- Het lastigste is het verzamelen van de data. Breng structuur aan in ongestructureerde data door je te verdiepen in de registratiewijze van de zorgprofessionals en probeer de variatie te begrijpen.
- Zorg dat je één aanspreekpunt hebt binnen de afdeling die voldoende mandaat heeft om beslissingen te nemen
- Kies bij het bouwen van het dashboard voor een duidelijk ontwikkelproces met begin en eind. Werk met mock-ups in een tekenprogramma zodat zorgprofessionals snel een beeld krijgen van het dashboard en kunnen bijstellen.
